დმანისის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს ელექტრონული საქმისწარმოების წესის დამტკიცების შესახებ

დამტკიცდეს დმანისის  მუნიციპალიტეტის საკრებულოს ელექტრონული საქმისწარმოების წესი დანართი №1ის შესაბამისად.

მუხლი 2.

დადგენილება ამოქმედდეს გამოქვეყნებისთანავე.

დანართი №1

დმანისის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს ელექტრონული საქმისწარმოების წესი

მუხლი 1. რეგულირების სფერო

1. დმანისის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს ელექტრონული საქმისწარმოების წესი (შემდგომში – წესი) არეგულირებს დმანისის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს „სახაზინო (საბიუჯეტო) დაწესებულებებში საქმისწარმოების ავტომატიზებული სისტემის მინიმალური სტანდარტის დამტკიცების შესახებ“ საქართველოს მთავრობის 2012 წლის 21 თებერვლის №64 დადგენილების შესაბამისად, ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის მეშვეობით საქმისწარმოების განხორციელების პირობებს.
2. ელექტრონული დოკუმენტბრუნვა დმანისის მუნიციპალიტეტში ხორციელდება პროგრამული უზრუნველყოფის – დოკუმენტბრუნვის ელექტრონული სისტემების მეშვეობით.
3. დმანისის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს ელექტრონული საქმისწარმოებისას, გარდა ამ წესით განსაზღვრული ელექტრონული საქმისწარმოების და მომსახურების განხორციელების პირობებისა, გამოიყენება მოქმედი კანონმდებლობა.
4. ეს წესი არ ვრცელდება ინფორმაციის სახეობებზე, რომლებიც საქართველოს კანონმდებლობით აღიარებულია სახელმწიფო საიდუმლოებად და ექვემდებარება სახელმწიფო დაცვას.
5. „სახელმწიფო საიდუმლოების შემცველი ინფორმაციის მქონე“ დოკუმენტების საქმისწარმოების ინსტრუქცია განისაზღვრება მოქმედი კანონმდებლობით.

მუხლი 2. ტერმინთა განმარტება ამ წესის მიზნებისთვის გამოყენებულ ტერმინებს აქვთ შემდეგი მნიშვნელობა:

ა) ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემა – ელექტრონული დოკუმენტების გაცვლის სისტემა, რომლის მონაწილეთა/მხარეთა შორის არსებული ურთიერთობები რეგულირდება ამ წესითა და სხვა ნორმატიული აქტებით;

ბ) რეგისტრაცია – ელექტრონული საშუალების გამოყენებით შექმნილი მონაცემთა ერთობლიობა, რის შედეგადაც მომხმარებელი იღებს „მომხმარებლის სახელს“ და „პაროლს“, რომლითაც შესაძლებლობა ეძლევა ისარგებლოს ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემით;

გ) ელექტრონული ხელმოწერა ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში:

გ.ა) ავტორიზაცია – რეგისტრაციის შედეგად მიღებული „მომხმარებლის სახელისა“ და „პაროლის“ მეშვეობით ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში შესვლა, რომლითაც მომხმარებელი ადასტურებს საკუთარ ვინაობას და ახორციელებს ელექტრონულ დოკუმენტზე ხელმოწერას;

გ.ბ) ციფრული ხელმოწერა – „ელექტრონული დოკუმენტისა და ელექტრონული სანდო მომსახურების  შესახებ” საქართველოს კანონით განსაზღვრული ხელმოწერა;

დ) ელექტრონული დოკუმენტი – ელექტრონული, ოპტიკური ან სხვა მსგავსი საშუალების გამოყენებით შექმნილი, გაგზავნილი, მიღებული ან/და შენახული წერილობითი ინფორმაცია:

ე) განცხადება – დაინტერესებული პირის მიერ ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში განთავსებული ელექტრონული, ოპტიკური ან სხვა მსგავსი ფორმით შექმნილი წერილობითი მოთხოვნა;

ვ) ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტი – ადმინისტრაციული ორგანოს მიერ კანონმდებლობის საფუძველზე ელექტრონული ან/და მატერიალური ფორმით გამოცემული სამართლებრივი აქტი;

ზ) დაინტერესებული მხარე – ნებისმიერი ფიზიკური ან/და იურიდიული პირი, ადმინისტრაციული ორგანო, რომელთან დაკავშირებითაც გამოცემულია ადმინისტრაციულ სამართლებრივი აქტი, აგრეთვე, რომლის კანონიერ ინტერესზე პირდაპირ და უშუალო გავლენას ახდენს ადმინისტრაციულსამართლებრივი აქტი ან ადმინისტრაციული ორგანოს ქმედება;

თ) პირადი გვერდი – მომხმარებლის ინდივიდუალური გვერდი ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში, სადაც სამსახურში მისი დოკუმენტბრუნვა ფიქსირდება.

მუხლი 3. ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის ორგანიზაცია

1. დოკუმენტების ელექტრონული სახით მოძრაობა მათი მიღების ან შექმნის მომენტიდან შესრულებამდე, გაგზავნამდე ან საქმეში მოთავსებამდე, წარმოადგენს დმანისის მუნიციპალიტეტის საკრებულოს  ელექტრონულ დოკუმენტბრუნვას.
2. დოკუმენტბრუნვის ელექტრონული სისტემა უზრუნველყოფს დოკუმენტების ტრადიციულ მატერიალური და ელექტრონული დამუშავების თავსებადობას.
3. მატერიალური დოკუმენტის ელექტრონული დოკუმენტის ფორმატში ან/და პირიქით, ელექტრონული დოკუმენტის მატერიალური დოკუმენტის ფორმატში გადაყვანის შემთხვევაში, „ელექტრონული დოკუმენტისა და ელექტრონული სანდო მომსახურების შესახებ” საქართველოს კანონის შესაბამისად, ციფრული ხელმოწერით დადასტურებული დოკუმენტის ორიგინალს და მის ასლს აქვთ თანაბარი იურიდიული ძალა.

მუხლი 4. შემოსული დოკუმენტების დამუშავება

1. დმანისის მუნიციპალიტეტის საკრებულოში შემოსული დოკუმენტების მიღება-რეგისტრაციას და მათ პირველად დამუშავებას ახორციელებს  საკრებულოს აპარატი.
2. პირველადი დამუშავების პროცესი მოიცავს შემოსული დოკუმენტების მატერიალური ფორმატიდან ელექტრონულ ფორმატში გადაყვანას სკანირების გზით, განაწილების მიზნით წინასწარ განხილვას, გადაცემას სარეზოლუციოდ, შესრულების ვადის განსაზღვრას, უშუალო შემსრულებლისათვის გადაცემას და შემსრულებლისათვის მიწოდების კონტროლს.
3. მატერიალური სახით შემოსულ დოკუმენტს მარჯვენა ქვედა კუთხეში დაესმის რიგითი ნომერი და შემოსვლის თარიღი.
4. დასაშვებია დანართის სახით (სკანირებული ან სხვა ელექტრონული ფორმით არსებული) დოკუმენტების საქმისწარმოების სისტემაში ატვირთვა, რომელთა საერთო მოცულობა შეესაბამება კონკრეტულ სისტემას.
5. იმ შემთხვევაში, თუ დანართი დოკუმენტები აკინძულია, დამოწმებულია ბეჭდით ან მისი გადაყვანა ელექტრონულ ფორმატში ტექნიკურად შეუძლებელია, იგი შემსრულებელს გადაეცემა მატერიალური სახით – ქაღალდის ფუძე მატარებელზე.
6. დმანისის მუნიციპალიტეტის საკრებულოში დოკუმენტების რეგისტრაცია ხდება ცენტრალიზებულად და მხოლოდ ერთხელ (ერთჯერადად): შემოსული – შემოსვლის დღეს 18:00 საათამდე, (ტექნიკური ხარვეზების შემთხვევაში დოკუმენტების რეგისტრაცია შეიძლება მოხდეს მომდევნო სამუშაო დღეს) ადგილზე შექმნილი – ხელმოწერის ან დამტკიცების დღეს 18:00 საათამდე.
7. დოკუმენტების რეგისტრაცია ხდება ჯგუფების ფარგლებში დოკუმენტის სახეობის, ავტორისა და შინაარსის მიხედვით, დამატებითი დოკუმენტის მიღების შემთხვევაში, იგი მიებმება ძირითად რეგისტრირებულ დოკუმენტს იმავე ნომრით.
8. სარეგისტრაციო ნომერი თითოეული დოკუმენტის სავალდებულო რეკვიზიტია. დოკუმენტის რეგისტრაცია წარმოადგენს დოკუმენტის შესახებ აუცილებელი ცნობების ჩაწერას სარეგისტრაციო ფორმებში, დოკუმენტისათვის შესაბამისი სარეგისტრაციო ნომრის მიცემასა და მის დასმას უშუალოდ დოკუმენტზე.
9. სამსახურებრივი ხასიათის საფოსტო გზავნილები აღნიშვნით „პირადად“ ან „კონფიდენციალური“ რეგისტრაციაში ტარდება კონვერტზე მითითებული მონაცემების მიხედვით და გაუხსნელად გადაეცემა ადრესატს.
10. არასწორი, მცდარი მისამართით გამოგზავნილი კორესპონდენცია არ რეგისტრირდება და უბრუნდება ავტორს ან იგზავნება კუთვნილებისამებრ.
11. ელექტრონული ფოსტით მიღებული დოკუმენტები გამოიყენება ასლის უფლებით დედნის მიღებამდე.
12. მატერიალური სახით შემოსული დოკუმენტების დედნები ინახება ტყიბულის მუნიციპალიტეტის მერიის ადმინისტრაციული სამსახურის საქმისწარმოებისა და ადამიანური რესურსების მართვის განყოფილებაში.
13. სამსახურებრივი საჭიროებიდან გამომდინარე, დასაშვებია მატერიალური სახით შემოსული დოკუმენტების დედნები შესანახად გადაეცეს შემსრულებელს.
14. დედანი დოკუმენტის მატერიალური სახით შემსრულებლისათვის გადაცემა ფორმდება ელექტრონულ რეესტრში შესაბამისი აღნიშვნით.

მუხლი 5. განცხადების განხილვა, გადაწყვეტილების მიღება და ადმინისტრაციულ -სამართლებრივი აქტის გამოცემა

1. განცხადების განხილვა, დოკუმენტის ვიზირება და შესაბამისი ადმინისტრაციულ- სამართლებრივი აქტის გამოცემა ხორციელდება ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის საშუალებით.
2. განცხადება შესაბამის სტრუქტურულ ერთეულს გადაეწერება შესაბამისი დავალებით/რეზოლუციით. დავალების ტექსტში აღნიშნული უნდა იყოს გაცემული დავალების შემსრულებლის ვინაობა, შესასრულებელი დავალების შინაარსი და საჭიროების შემთხვევაში შესრულების სპეციალური ვადა, რომელიც უნდა შეესაბამებოდეს კანონმდებლობით დადგენილ ვადებს. დავალების შინაარსი უნდა იყოს მოკლე და ზუსტად ასახავდეს დავალების არსს.
3. თუ რეზოლუციით დავალება რამდენიმე პირს აქვს გადაცემული, მისი დადგენილ ვადებში შესრულებისთვის პასუხისმგებელია ის, ვინც პირველი ადრესატია, ხოლო დანარჩენები ვალდებულნი არიან პირველ შემსრულებელს მიაწოდონ ინფორმაცია (მოსაზრება) დავალებაზე.
4. თუ დოკუმენტი ინფორმაციული ხასიათისაა და არ მოითხოვს რაიმე ქმედების განხორციელებას ხდება „ადრესაციის დასრულება“ შესაბამისი კომენტარით.
5. შემსრულებელი ვალდებულია დავალებაზე მუშაობა დაასრულოს დავალებით განსაზღვრულ სპეციალურ ვადაში. იმ შემთხვევაში, თუ დავალებაში არ არის განსაზღვრული სპეციალური ვადა, დავალება სრულდება საქართველოს კანონით „საქართველოს ზოგადი ადმინისტრაციული კოდექსი“ და კანონმდებლობით დადგენილ შესაბამის ვადაში.
6. თუ საკითხის გადაწყვეტისთვის კანონმდებლობით დაწესებულია კონკრეტული ვადა და საჭიროა ერთზე მეტი მოხელის მიერ დავალების შესრულება, თითოეულმა დავალება უნდა შეასრულოს გონივრულ ვადაში, რათა საერთო ვადა თანასწორად გადანაწილდეს.
7. თუ დავალებით განსაზღვრული სპეციალური ვადა არ არის საკმარისი დოკუმენტის შესასრულებლად, შემსრულებელი დასაბუთებული თხოვნით მიმართავს დავალების ავტორს ვადის გაგრძელების თაობაზე. შესრულების ვადის გაგრძელება ფიქსირდება დოკუმენტბრუნვის ელექტრონულ სისტემაში.
8. ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში მიმდინარე ადმინისტრაციული წარმოება ან/და განცხადების განხილვა სრულდება ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტის გამოცემით.
9. ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი      აქტის ოფიციალურ გაცნობად      ჩაითვლება განმცხადებლისთვის/ დაინტერესებული მხარისათვის მისი გაცნობა.
10. ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის საშუალებით შექმნილი დოკუმენტის ნამდვილობის დადგენა შესაძლებელია: მისი ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში გადამოწმების ან/და დაშიფრული კოდის სპეციალური წამკითხველის საშუალებით. დაშიფრული კოდი მოიცავს დოკუმენტის მონაცემების ერთობლიობას: დოკუმენტის ნომერს და დოკუმენტის მოძრაობის ნომერს.
11. ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის საშუალებით გამოცემული ადმინისტრაციულსამართლებრივი აქტი ან/და სხვა ელექტრონული დოკუმენტი უნდა აკმაყოფილებდეს საქართველოს კანონით „საქართველოს ზოგადი ადმინისტრაციული კოდექსი“ გათვალისწინებულ მოთხოვნებს.
12. ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტის ნომერი და თარიღი განისაზღვრება ავტომატურ რეჟიმში ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემის მეშვეობით.

მუხლი 6. დაინტერესებული მხარის მონაწილეობა ადმინისტრაციულ წარმოებაში

1. საკრებულოს აპარატი უზრუნველყოფს ადმინისტრაციულ წარმოებაში დაინტერესებული მხარის მონაწილეობას, თუ ადმინისტრაციულ-სამართლებრივი აქტით შეიძლება გაუარესდეს მისი სამართლებრივი მდგომარეობა.
2. ადმინისტრაციულ წარმოებაში დაინტერესებული მხარის მონაწილეობა უზრუნველყოფილი იქნება დაინტერესებული მხარის ზეპირი მოსმენის სხდომაზე მოწვევის ან/და დაინტერესებული მხარის წერილობითი პოზიციის გამოთხოვის საშუალებით.
3. შესაბამის სამსახურში მიმდინარე ადმინისტრაციული წარმოების ან/და ზეპირი მოსმენის სხდომის გამართვის შესახებ დაინტერესებულ მხარეს ეცნობება სატელეფონო შეტყობინების ან/და წერილობითი შეტყობინების საფუძველზე. სატელეფონო ან/და წერილობითი შეტყობინების გაგზავნა შესაძლებელია, როგორც ელექტრონული, ისე მატერიალური საშუალებით.
4. დაინტერესებულ მხარეებს უნდა ეცნობოთ ზეპირი მოსმენის შესახებ მის გამართვამდე 7 დღით ადრე მაინც, ხოლო ზეპირ მოსმენაზე სატელეფონო ან/და ელექტრონული შეტყობინების საშუალებით მოწვევის შემთხვევაში არანაკლებ 2 დღით ადრე.

მუხლი 7. ელექტრონული მომსახურების ვადები

1. ელექტრონული მომსახურების განხორციელებისას გამოიყენება მოქმედი კანონმდებლობით გათვალისწინებული ვადები.
2. განცხადების განხილვის ვადის დინება აითვლება მისი ელექტრონული დოკუმენტბრუნვის სისტემაში განთავსების დღიდან. ელექტრონული დოკუმეტბრუნვის სისტემის საშუალებით კანონმდებლობით დადგენილი ვადების ათვლისას საქართველოს შრომის კოდექსით განსაზღვრული უქმე და დასვენების დღეები არ იანგარიშება. თუ სისტემაში განცხადების განთავსება განხორციელდება უქმე ან/და დასვენების დღეს, ვადის ათვლა დაიწყება მომდევნო პირველივე სამუშაო დღიდან.
3. დოკუმენტის შესრულების ვადა განისაზღვრება საქართველოს ზოგადი ადმინისტრაციული კოდექსისა და საქმისწარმოების ერთიანი წესების დამტკიცებისა და ამოქმედების შესახებ საქართველოს პრეზიდენტის 1999 წლის №414 ბრძანებულების  შესაბამისად.

მუხლი 8. დოკუმენტის ასლის გაცემის წესი

1. საქმისწარმოების ელექტრონულ სისტემაში მომზადებული დოკუმენტის ნამდვილობა დასტურდება კვალიფიციური ელექტრონული შტამპით/ან ხელმოწერით „ელექტრონული დოკუმენტისა და ელექტრონული სანდო მომსახურების შესახებ“ საქართველოს კანონის შესაბამისად.

2. ელექტრონული დოკუმენტის მატერიალური ასლის ნამდვილობას ამოწმებს განსაზღვრული თანამდებობის პირი „ელექტრონული დოკუმენტისა და ელექტრონული სანდო მომსახურების შესახებ“ საქართველოს კანონის“ შესაბამისად.

მუხლი 9. დოკუმენტის ამოღება

დოკუმენტის დედნის შესაბამისი ორგანოების მიერ მოთხოვნის ან ამოღების შემთხვევაში დგება მიღება-ჩაბარების აქტი. აქტში შეიტანება ინფორმაცია დოკუმენტზე პასუხისმგებელი პირის შესახებ, დოკუმენტის მაიდენტიფიცირებელი მონაცემები, დოკუმენტის გადაცემის ხანგრძლივობა, დოკუმენტის დაბრუნების კონტროლზე პასუხისმგებელი პირი და საჭიროებისას სხვა ინფორმაცია.

მუხლი 10. დოკუმენტის საბოლოო შესრულება

1. საქმისწარმოების ელექტრონულ სისტემაში, დოკუმენტის საბოლოო შესრულებას და კონტროლზე მოხსნას ახორციელებს საქმისწარმოებისა და ადამიანური რესურსების მართვის განყოფილება, გარდა იმ შემთხვევისა, როდესაც ავტომატიზებული სისტემა პროგრამულად ახორციელებს შესრულების ფუნქციას.

2. დოკუმენტის საბოლოო შესრულება ხდება, როდესაც ხორციელდება:

ა) საპასუხო დოკუმენტით დაინტერესებული დაწესებულებებისა და პირებისათვის შედეგების შეტყობინება;

ბ) შესრულების სხვა სახის დოკუმენტურად დადასტურება;

გ) შესრულების შედეგების შესახებ მოკლე ცნობა/კომენტარი, რომელიც თან ერთვის √ შესასრულებლად მონიშნულ დოკუმენტს.