„საქართველოს საგარეო საქმეთა სამინისტროს ადმინისტრაციული დეპარტამენტის დებულების დამტკიცების შესახებ“ საქართველოს საგარეო საქმეთა მინისტრის 2010 წლის 18 მარტის №79 ბრძანებაში ცვლილების შეტანის თაობაზე

„1. საქართველოს საგარეო საქმეთა სამინისტროს (შემდგომში – სამინისტრო) ადმინისტრაციული დეპარტამენტი (შემდგომში – დეპარტამენტი) არის სამინისტროს სტრუქტურული ქვედანაყოფი, რომლის ძირითადი ამოცანაა სამინისტროს ორგანიზაციული და ადმინისტრაციული საქმიანობის უზრუნველყოფა, რაც მოიცავს სამინისტროში დოკუმენტბრუნვის სისტემატიზაციას, ოფიციალურ კორესპონდენციაზე მუშაობის მართვას, სამინისტროს არასაიდუმლო საქმისწარმოების ფუნქციების განხორციელებას, სამინისტროს სისტემის ფინანსურ და მატერიალურ-ტექნიკურ უზრუნველყოფას, აგრეთვე საინფორმაციო ტექნოლოგიების დანერგვასა და გამოყენებას, მინისტრის სამუშაო გრაფიკის შედგენაში მონაწილეობას და შესრულების ორგანიზაციულ უზრუნველყოფას.“;

„ზ) მინისტრის ყოველდღიური საქმიანობის ხელშეწყობა, მინისტრის სამუშაო გრაფიკის შედგენაში მონაწილეობის მიღება და შესრულების ორგანიზაციული უზრუნველყოფა, მინისტრისა და სამინისტროს სახელზე მიღებული ოფიციალური კორესპონდენციის დამუშავება, კლასიფიცირება და მინისტრისათვის მოხსენება, მინისტრის დავალებების შესრულების კონტროლი, სამინისტროს კომპეტენციას მიკუთვნებულ საკითხებზე მუშაობის კოორდინირება.“;

„დ) ინფორმაციული ტექნოლოგიების სამსახური;“;

„5. ინფორმაციული ტექნოლოგიების სამსახურის ძირითადი ამოცანები და ფუნქციებია:

ა) სამინისტროს სტრუქტურული ქვედანაყოფების თანამედროვე, აპრობირებული კომპიუტერული სისტემებით უზრუნველყოფა;

ბ) სამინისტროს სისტემაში არსებული მონაცემთა ბაზების გაუმჯობესების მიზნით თანამედროვე ინფორმაციული ტექნოლოგიებისა და ახალი პროგრამული პროდუქტების შემუშავება, დანერგვა და გამოყენება;

გ) კომპიუტერული სისტემების გამართული და ეფექტური მომსახურებისათვის, ინფორმაციის დაცვის საიმედო, თანამედროვე პროგრამული და ტექნიკური საშუალებების გამოყენების უზრუნველყოფა;

დ) სამინისტროში არსებული ლოკალური კომპიუტერული ქსელის გამართული მუშაობის უზრუნველყოფა, კომპიუტერული ტექნიკის პროგრამული და სისტემური მომსახურება;

ე) სამინისტროს საერთაშორისო კომპიუტერული ქსელით (ინტერნეტი) უწყვეტად სარგებლობის ორგანიზება და სამინისტროს ოფიციალური ელექტრონული გვერდის (ვებგვერდი) ადმინისტრირება;

ვ) სამინისტროს ცენტრალურ აპარატსა და საზღვარგარეთ საქართველოს დიპლომატიურ წარმომადგენლობებსა და საკონსულო დაწესებულებებში ელექტრონული კავშირის სისტემის გამართული ფუნქციონირების ორგანიზება და ამ მიზნით სათანადო წინადადებების შემუშავება;

ზ) სამინისტროში მომხმარებლებთან მუშაობა, მომსამსახურეთათვის კომპიუტერულ და პროგრამულ პაკეტებზე მუშაობის წესების ახსნა, მომხმარებელთათვის წამოჭრილი პრობლემების გადაწყვეტა, პერიოდული სწავლების მოწყობა, შესაბამისი პროგრამული რესურსების რაციონალური განაწილება;

თ) სამინისტროს სპეციფიკიდან გამომდინარე კონკრეტული დანიშნულების პროგრამების მოძიება, შეგროვება, ახლის შექმნა და დაინტერესებულ სტრუქტურულ ქვედანაყოფებში მათი დანერგვა;

ი) საცნობარო, საძიებო, ანალიტიკური და კომპიუტერული სისტემების შემუშავება;

კ) სამინისტროს პროგრამული და ადმინისტრაციული მართვის სისტემების მოდერნიზაცია და ამ მიზნით საზღვარგარეთის ქვეყნებთან და დონორ საერთაშორისო ორგანიზაციებთან ტექნიკური დახმარებისა და თანამშრომლობის პროექტების შემუშავება;

ლ) სამინისტროს შიდა სატელევიზიო ქსელით უზრუნველყოფა, ბალანსზე რიცხული კომპიუტერული და ორგტექნიკის მიმდინარე და კაპიტალური შეკეთება, მათი გამართული მუშაობის უზრუნველყოფა, შიდა სატელეფონო და საერთაშორისო კავშირების ორგანიზება.”;

,,7. ოფიციალურ კორესპონდენციაზე მუშაობის სამსახურის ძირითადი ამოცანები და ფუნქციებია:

ა) სამინისტროში დოკუმენტბრუნვის სისტემატიზაცია არასაიდუმლო ოფიციალურ კორესპონდენციაზე მუშაობის მართვა, არასაიდუმლო საქმისწარმოების განხორციელება და შიდა ინფორმაციული წესრიგის უზრუნველყოფა;

ბ) სამინისტროს ადმინისტრაციულ შენობაში უცხო პირთა დაშვების რეჟიმის დაცვის ორგანიზება;

გ) დადგენილი წესით სამინისტროს სახელზე შემოსული და სამინისტროდან გასული არასაიდუმლო და სავიზო-საკონსულო კორესპონდენციის რეგისტრაცია, კლასიფიცირება, სამინისტროს ხელმძღვანელ თანამდებობის პირთათვის დროული მიწოდება, დავალებების უშუალო შემსრულებლებამდე დაყვანა და მათი შესრულების კონტროლის უზრუნველყოფა;

დ) მინისტრის ორგანიზაციული ხასიათის სამართლებრივი აქტების რეგისტრაცია და სამინისტროს სტრუქტურულ ქვედანაყოფთათვის მიწოდება;

ე) საქართველოს პრეზიდენტის, საქართველოს პრემიერ-მინისტრისა და სამინისტროს ხელმძღვანელ თანამდებობის პირთა საკონტროლო დავალებათა შესრულების კონტროლის უზრუნველყოფა;

ვ) სამინისტროს სისტემაში დიპლომატიური კორესპონდენციის მიმოსვლის უზრუნველყოფა;

ზ) სამინისტროს სისტემაში საქმისწარმოებით დასრულებული დოკუმენტაციის აღრიცხვა და არსებული წესის თანახმად სამინისტროს არქივისთვის გადაცემის ორგანიზება;

თ)საქმისწარმოების ერთიანი წესების მოთხოვნათა შესაბამისად, სამინისტროს სტრუქტურულ ქვედანაყოფებში დოკუმენტების დაცვისა და საქმეთა წარმოების კონტროლი, სამინისტროს ქვედანაყოფების საქმეთა ნომენკლატურების შედგენის ორგანიზება და დამტკიცებული ნომენკლატურის შესაბამისად საქმეთა ფორმირების შემოწმება;

ი) დოკუმენტბრუნვის სისტემატიზაციისა და ოფიციალურ კორესპონდენციაზე მუშაობის ეფექტურობის გაზრდის მიზნით სათანადო წინადადებების, რეკომენდაციებისა და სამსახურებრივი ინსტრუქციების შემუშავება;

კ) სამინისტროს ორგანიზაციულ-ადმინისტრაციული სისტემის სრულყოფასთან დაკავშირებული საკანონმდებლო და კანონქვემდებარე ნორმატიული აქტების, ინსტრუქციებისა და მეთოდური მითითებების პროექტების მომზადებაში მონაწილეობის მიღება;

ლ) მინისტრის ყოველდღიური საქმიანობის ხელშეწყობა, მინისტრის სამუშაო გრაფიკის შედგენაში მონაწილეობის მიღება და დადგენილი გრაფიკის შესრულების ორგანიზაციული უზრუნველყოფა;

მ) მინისტრის მისაღების მუშაობის, მინისტრის მიერ სხვადასხვა რანგის სტუმრებისა და მოქალაქეთა მიღების ორგანიზება;

ნ) მინისტრის ბრძანებების, დავალებების, მინისტრის მიერ ჩატარებულ თათბირებსა და კოლეგიის სხდომებზე მიღებული გადაწყვეტილებების  შესრულების  კოორდინირება  და კონტროლი;

ო) მინისტრის დავალებების შესრულების მიზნით, სამინისტროს სტრუქტურულ ერთეულებს შორის ურთიერთობის კოორდინაცია და საჭიროების შემთხვევაში სამუშაო შეხვედრების მომზადების ორგანიზება;  

პ) მინისტრის სახელზე მიღებული ოფიციალური კორესპოდენციის დამუშავება, კლასიფიცირება და მინისტრისათვის მოხსენება;

ჟ) სამინისტროს სახელზე მიღებული ოფიციალური კორესპონდენციის განხილვა, დამუშავება და შესაბამის ადრესატებზე გაწერა,  განსაკუთრებით მნიშვნელოვანი კორესპონდენციის შესახებ მინისტრის ინფორმირება;

რ) მინისტრის სახელით მოსამზადებელი ოფიციალური წერილების ფორმატის განსაზღვრა;

ს) აღსანიშნავ თარიღებთან დაკავშირებული ან სხვა სახის წერილების მომზადების უზრუნველყოფა, გარდა სამინისტროს რომელიმე სტრუქტურული ერთეულის კომპეტენციაში შემავალი წერილებისა;

ტ) სწორად შედგენილი და სათანადოდ შეთანხმებული დოკუმენტების მინისტრისათვის ხელმოსაწერად წარდგენის უზრუნველყოფა;

უ) სამინისტროს კომპეტენციას მიკუთვნებულ საკითხებზე მუშაობის კოორდინირება;

ფ) საინფორმაციო ანალიტიკური მასალების სისტემატიზაცია და მინისტრისათვის წარდგენა;

ქ) კომპეტენციის ფარგლებში ანალიტიკური კვლევის უზრუნველყოფა;

ღ) მინისტრის მიერ დანიშნული თათბირებისა და მინისტრის ხელმძღვანელობით შექმნილი კომისიების სხდომების მომზადება, აგრეთვე ამ სხდომების ოქმების შედგენა;

ყ) მინისტრის დავალებით კოლეგიის სხდომების მომზადება და სხდომათა დღის წესრიგის შედგენის უზრუნველყოფა;

შ) მინისტრის ოფიციალური მოხსენებების, საზოგადოებრივი გამოსვლების, განცხადებების და ბეჭდვითი მედიისათვის განკუთვნილი მასალების მომზადების კოორდინაცია;

ჩ) სამინისტროს პრესისა და ინფორმაციის დეპარტამენტთან ერთად, ბრიფინგების და მასმედიის წარმომადგენლებთან შეხვედრების საინფორმაციო და ორგანიზაციული უზრუნველყოფა და მინისტრისათვის საჭირო მასალების წარდგენა;

ც) საზღვარგარეთ მინისტრის ვიზიტების მომზადებაში მონაწილეობის მიღება, მინისტრისათვის სასაუბროების და გამოსვლის ტექსტების მომზადებაზე კონტროლი და მინისტრისათვის მათი დროულად წარდგენის კოორდინაცია;

ძ) სამინისტროს პოლიტიკურ დეპარტამენტთან ერთად საზღვარგარეთ მინისტრის ოფიციალური ვიზიტების შედეგების ანალიზის საფუძველზე რეკომენდაციების, წინადადებებისა და შესაბამისი მასალების მომზადების კოორდინაცია, მათი შესრულების კონტროლი;

წ) მინისტრის მიერ დამტკიცებული საქართველოს საგარეო საქმეთა სამინისტროს თანამდებობის პირთა ოფიციალური შეხვედრების ჩანაწერების, სატელეფონო საუბრების ჩანაწერებისა და სასაუბრო მასალების  მომზადების წესის შესაბამისად მინისტრის სატელეფონო საუბრების ჩანაწერების გაკეთება და მინისტრის მოადგილეებისა და დეპარტამენტის დირექტორებისათვის დროულად მიწოდება;

ჭ) მინისტრის დავალებით სამინისტროს სტრუქტურული ქვედანაყოფებიდან საჭირო დოკუმენტების, მასალებისა და ინფორმაციების გამოთხოვა;

ხ) სამუშაო სპეციფიკიდან გამომდინარე სპეციალურ საკითხებზე მუშაობის კოორდინირება და მინისტრისათვის მოხსენება;

ჯ) მინისტრის  სხვა დავალებათა შესრულება.“.