On the Types and Terms of Services Established for Accessing and/or Issuing Documents Stored in the Archival Fund of the Ministry of Internal Affairs of Georgia

Document structure

View explanations

Referenced documents

Document comments

Document Highlights

Consolidated publications

05/01/2021 22/06/2012 31/10/2011
Return back

Consolidated versions (22/06/2012 - 05/01/2021)

LAW OF GEORGIA

ON THE TYPES AND TERMS OF SERVICES ESTABLISHED FOR ACCESSING AND/OR ISSUING DOCUMENTS STORED IN THE ARCHIVAL FUND OF THE MINISTRY OF INTERNAL AFFAIRS OF GEORGIA

Law of Georgia No 6539 of 22 June 2012 –website, 4.7.2012

 

Article 1 - General provisions

1. This Law establishes the types and terms of services for accessing and/or issuing documents stored in the Archival Fund of the Ministry of Internal Affairs of Georgia (‘the Ministry’).

2. The authorised legal entity under public law determined by the Order of the Minister of Internal Affairs of Georgia, which is responsible for the functioning of the Archival Fund of the Ministry (‘the Archives’), shall perform the services provided for in this Law.

Law of Georgia No 6539 of 22 June 2012 –website, 4.7.2012

 

Article 2 - Services provided by the Archives

1. The services provided by the Archives are:

a) the use of documents stored in the Archives;

b) information services;

c) services for conducting, under a contract, scientific and technical processing and evaluating examinations.

2. The Archives shall, upon request of an interested person, provide services in a timely manner.

 

Article 3 - Fee(s) and payment rules

1. The fee is a mandatory payment, including value added tax (VAT), established by this Law for the services provided by the Archives.

2. The fee shall be paid through a bank transfer before or after submitting an application for the relevant service. If the fees are paid after the submission of an application, they shall nonetheless be paid on the same day as the submission of the application.

3. If the service is rendered on the same day as the submission of the application, the fees shall be paid before submitting the application. Public institutions shall have the right to pay the fees after the relevant service has been rendered, regardless of the term for the provision of the service.

4. (Deleted – 22.6.2012, No 6539).

5. Service fee rates for obtaining access to and/or for issuing documents stored in the Archives, and payment and refund rules, as well as the conditions for exemption from the payment of fees, are determined by an Ordinance of the Government of Georgia.

Law of Georgia No 6539 of 22 June 2012 –website, 4.7.2012

 

Article 4 - Fees for activities not directly provided for by the legislation of Georgia

The Archives shall be authorised to perform activities not directly provided for by the legislation of Georgia, including granting access to documents of special importance or value for the applicant. The fees for such services shall be determined under the relevant contract.

 

Article 5 - Types and terms of services

1. The following are the types and terms for the use of documents stored in the Archives:

 

No

Types and terms of the services

Unit

1

2

3

1

Thematic identification of documents by compiling a list of:

 

a) selected files;

10 titles

b) published editions

1 document (certificate)

2

Preparing an overview based on the documents identified, selected files and published editions.

1 overview

 

3

Performing thematic queries on the establishment of a fact, event, information (confirmation) (positive or negative answer):

 

a) up to one year period;

1 query

b) from one to three- year period;

c) from three to five-year period;

d) from five to ten-year period;

e) from ten to twenty-year period;

f) over a twenty-year period

4

Preparing certificates (positive or negative) including:

 

a) certificates of conviction, repression, exile, special exile, rehabilitation, captivity and other certificates:

a.a) to be issued on the tenth working day from the day of application;

a.b.) to be issued on the fifth working day from the day of application;

a.c.) to be issued on the third working day from the day of application;

a.d.) to be issued within twenty-four hours from the day of application;

a.e.) to be issued on the day of application;

1 certificate

b) based on information requested from other former Soviet Union States:

b.a.) to be issued on the fifth day from the receipt of information;

b.b.) to be issued on the third day from the receipt of information;

c) on the length of service:

c.a.) in the case of 1-5 years length of service:

c.a.a.) to be issued on the tenth working day from the application;

c.a.b.) to be issued on the fifth working day from the application;

c.b.) in the case of 5-15 years length of service:

c.b.a.) to be issued on the tenth working day from the application;

c.b.b.) to be issued on the fifth working day from the application;

c.c.) in the case of 15 and more years of service:

c.c.a.) to be issued on the tenth working day from the application;

c.c.b.) to be issued on the fifth working day from the application;

d) re-issuing the same certificate:

d.a.) within one month from the issue;

d.b.) from one to six months from the issue;

d.c.) from six to twelve months from the issue

5

Reading room services for researchers:

 

a) issuing files:

a.a.) within twenty-four hours from the application;

a.b.) on the day of application;

1 file / 1 document

b) Preparing documents for copying:

b.a.) to be issued within twenty-four hours from the application;

b.b.) to be issued on the day of application;

1 file / 1 page

c) Converting into digital form (scanning, photographing by digital camera):

c.a.) to be issued within twenty-four hours from the application;

c.b.) to be issued on the day of application;

1 page

d) Scanning from photo positives:

d.a.) to be issued on the third working day from the application;

d.b.) to be issued within twenty-four hours from the application;

d.g) to be issued on the day of application;

1 snapshot

6

Computer processing of photo images:

 

a) to be issued on the fifth working day from the application;

1 photo

b) to be issued on the third working day from the application;

c) to be issued on the day of application
 

2. Other types of services and terms for using documents stored in the Archives may also be determined by an ordinance of the Government of Georgia.

Law of Georgia No 6539 of 22 June 2012 –website, 4.7.2012

 

Article 6 - Exemption from fee(s)

1. The conditions for exemption from fee(s) established under this Law may be determined by an order of the Minister of Internal Affairs.

 

Article 61 - Providing services via Public Service Halls

1. Interested persons may receive relevant services related to the granting of access to and/or issuing of records stored in the Archives via Public Service Halls.

2. The types of the services referred to in paragraph 1 of this article shall be established by the Government of Georgia.

3. Where services are provided via Public Service Halls, the relevant authorised persons of the Public Service Hall shall ensure that:

a) the interested person is informed of the procedure laid down by the legislation of Georgia and the documents required for the services requested by that person;

b) the interested person submitting an application for the service is identified and the documents presented by him/her at the Public Service Hall are accepted;

c) the documents presented by the interested person for receiving relevant services are transferred to the corresponding legal entity under public law in digital and/or tangible form;

d) the interested person is informed of the requirement to present additional documents, where such requirement arises during the provision of services;

e) the documents created and transferred in digital and/or tangible form, as a result of rendering services or as a result of refusing to render services, are received, and delivered to the Public Service Hall, and handed over to the interested person in accordance with the established rules.

4. The procedure and conditions for providing services set out in this article shall be determined by a Joint Order of the Minister of the Internal Affairs of Georgia and the Minister of Justice of Georgia.

Law of Georgia No 6539 of 22 June 2012 –website, 4.7.2012

 

Article 7 - Final provisions

This Law shall enter into force from 1 November 2011.

 

 

President of Georgia                                                                                                                                               M. Saakashvili

Tbilisi,

25 October 2011

No 5140 –IIS

 Закон Грузии

 

 О видах и сроках оказания услуг по ознакомлению или (и) выдаче документов, хранящихся в Архивном фонде Министерства внутренних дел Грузии.

 

Статья 1. Общие положения (22.06.2012 N6539)

1. Настоящий Закон определяет виды и сроки оказания услуг по ознакомлению или (и) выдаче документов, хранящихся в Архивном фонде Министерства внутренних дел Грузии (далее – Министерство).

2. Услуги, предусмотренные настоящим Законом, оказывает уполномоченное юридическое лицо публичного права, определенное приказом Министра внутренних дел Грузии, которое ответственно за функционирование Архивного фонда Министерства (далее – Архив).

 

Статья 2. Услуги, оказываемые Архивом

1. К услугам, оказываемым Архивом, относятся:

а) пользование документами, хранящимися в Архиве;

б) информационные услуги;

в) услуги, связанные с научно-технической обработкой документов и проведением оценочной экспертизы на основании договора.

2. По требованию заинтересованного лица Архив оказывает услуги в ускоренном порядке.

 

Статья 3. Плата и порядок ее внесения

1. Плата является обязательным платежом, установленным настоящим Законом за оказанные Архивом услуги, включая налог на добавленную стоимость.

2. Плата вносится до подачи заявки об оказании соответствующих услуг или после ее внесения, по безналичному расчету. В случае внесения платы после подачи заявки плата вносится в день подачи заявки.

3. В случае оказания услуг в день подачи заявки плата вносится до подачи заявки. Публичное учреждение правомочно вносить плату после оказания соответствующих услуг, независимо от срока оказания услуг.

4. (22.06.2012 N6539)

 5. Ставки плат за услуги по ознакомлению или (и) выдаче документов, хранящихся в Архиве Министерства, правила внесения платы и возврата внесенной суммы платы, а также условия освобождения от внесения платы определяются постановлением Правительства Грузии. (22.06.2012 N6539)

 

Статья 4. Плата за осуществление деятельности, прямо не предусмотренной законодательством Грузии

Архив правомочен осуществлять деятельность, прямо не предусмотренную законодательством Грузии, а также ознакомлять заказчика с документами, имеющими для него особую значимость или ценность. Плата за указанные услуги определяется соответствующим договором.

 

 Статья 5. Виды и сроки оказания услуг (22.06.2012 N6539)

1. Установлены следующие виды и сроки оказания услуг по пользованию документами, хранящимися в Архиве Министерства:

 

№№

Виды и сроки оказания услуг

Единица

1

2

3

1.

Тематическое выявление документов путем составления списка:

а) подбором дел;

б) по опубликованной литературе.

 

10 заглавий

1 документ

(справка)

2.

Подготовка обзора по выявленным документам, подобранным делам и опубликованной литературе

 

1 обзор

3.

Исполнение тематического запроса об установлении (подтверждении) факта, явления, сведения (в случае положительного или отрицательного ответа):

а) период до одного года;

б) период от 1 до 3 лет;

в) период от 3 до 5 лет;

г) период от 5 до 10 лет;

д) период от 10 до 20 лет;

е) период более 20 лет.

 

1 вопрос

4.

Подготовка справки (положительной или отрицательной):

а) справки относительно судимости, репрессированного лица, ссылки, спецссылки, реабилитации, нахождения в плену и другой справки:

а.а) за выдачу на 10 рабочий день после подачи заявления;

а.б) за выдачу на 5 рабочий день после подачи заявления;

а.в) за выдачу на 3 рабочий день после подачи заявления;

а.г) за выдачу в течение 24 часов после подачи заявления;

а.д) за выдачу в день подачи заявления;

 

б) на основании информации, затребованной из стран бывшего Советского Союза:

б.а) за выдачу на 5 день после получения информации;

б.б) за выдачу на 3 день после получения информации;

 

в) о рабочем стаже:

в.а) в случае стажа от одного до 5 лет:

в.а.а) за выдачу на 10 рабочий день после подачи заявления;

в.а.б) за выдачу на 5 рабочий день после подачи заявления;

в.б) в случае стажа от 5 до 15 лет:

в.б.а) за выдачу на 10 рабочий день после подачи заявления;

в.б.б) за выдачу на 5 рабочий день после подачи заявления;

в.в) в случае стажа 15 лет или более:

в.в.а) за выдачу на 10 рабочий день после подачи заявления;

в.в.б) за выдачу на 5 рабочий день после подачи заявления;

г) за повторную выдачу той же справки:

г.а) в течение одного месяца после выдачи;

г.б) в течение срока от 1 до 6 месяцев после выдачи;

г.в) в течение срока от 6 до 12 месяцев после выдачи;

 

1 справка

 

 

5.

Обслуживание исследователей в читальном зале:

а) выдача дела:

а.а) в течение 24 часов после подачи заявления;

а.б) в день подачи заявления;

 

б) подготовка документа для снятия копии:

б.а) за выдачу в течение 24 часов после подачи заявления;

б.б) за выдачу в день подачи заявления;

 

в) перенос документа на электроноситель (сканирование, съемка с помощью цифрового аппарата):

в.а) за выдачу в течение 24 часов после подачи заявления;

в.б) за выдачу в день подачи заявления;

 

г) сканирование с фотопозитива:

г.а) за выдачу на 3 рабочий день после подачи заявления;

г.б) за выдачу в течение 24 часов после подачи заявления;

г.в) за выдачу в день подачи заявления.

 

 

1 дело/ 1 документ

 

 

 

1 дело/ 1 страница

 

 

 

 

1 страница

 

 

 

 

 

 

1 кадр

6.

Компьютерная обработка фотоизображения:

а) за выдачу на 5 рабочий день после подачи заявления;

б) за выдачу на 3 рабочий день после подачи заявления;

в) за выдачу в день подачи заявления.

 

1 фото

 

 

2. В целях пользования документами, хранящимися в Архиве Министерства, другие виды и сроки оказания услуг могут определяться постановлением Правительства Грузии.

 

Статья 6. Освобождение от внесения платы

Приказом Министра внутренних дел Грузии могут быть определены условия освобождения от внесения платы, установленной настоящим Законом.

 

Статья 61. Оказание услуг посредством «Дома юстиции» (22.06.2012N6539)

1. Заинтересованные лица вправе получать соответствующие услуги по ознакомлению или (и) выдаче документов, хранящихся в Архиве Министерства, посредством «Дома юстиции».

2. Виды услуг, предусмотренные пунктом первым настоящей статьи, определяются Правительством Грузии.

3. В случае оказания услуг посредством «Дома юстиции» соответствующие уполномоченные лица «Дома юстиции» обеспечивают:

а) информирование заинтересованного лица относительно процедур и представляемых документов, установленных законодательством Грузии для оказания требуемых услуг;

б) идентификацию заинтересованного лица, внесшего заявление об оказании услуг, и прием документов, представленных им в «Доме юстиции»;

в) доставку в соответствующее юридическое лицо публичного права в электронной или (и) материальной форме документов, поданных заинтересованным лицом в «Дом юстиции» для оказания услуг;

г) информирование заинтересованного лица в случае требования представления дополнительного документа при оказании услуг;

д) принятие, доставку в «Дом юстиции» и передачу заинтересованному лицу в установленном порядке документа, созданного в электронной или (и) материальной форме в результате оказания услуг или отказа в оказании услуг и переданного указанным лицам.

4. Порядок и условия оказания услуг предусмотренных настоящей статьей, определяются совместным приказом Министра внутренних дел Грузии и Министра юстиции Грузии.

 

 Статья 7. Заключительное положение

Настоящий Закон ввести в действие с 1 ноября 2011 года.

 

Президент Грузии                                                      Михаил Саакашвили

 

Тбилиси

25 октября 2011 года

№ 5140-IIс