On the Approval of the Procedure for Registering a Special Representative by the Personal Data Protection Service

მუხლი 1. რეგულირების სფერო

პერსონალურ მონაცემთა დაცვის სამსახურის მიერ სპეციალური წარმომადგენლის რეგისტრაციის წესი (შემდგომ – წესი) ადგენს საქართველოს ფარგლებს გარეთ რეგისტრირებული დამუშავებისთვის პასუხისმგებელი პირის/დამუშავებაზე უფლებამოსილი პირის სპეციალური წარმომადგენლის პერსონალურ მონაცემთა დაცვის სამსახურის (შემდგომ – სამსახური) მიერ რეგისტრაციის პროცედურასა და სპეციალური წარმომადგენლის სარეგისტრაციო განაცხადის თანდართულ ფორმას.

მუხლი 2. ტერმინთა განმარტება

ამ წესში გამოყენებულ ტერმინებს აქვს „პერსონალურ მონაცემთა დაცვის შესახებ“ საქართველოს კანონით (შემდგომ – კანონი)  განსაზღვრული მნიშვნელობა.

მუხლი 3. სპეციალური წარმომადგენლის დანიშვნის ან განსაზღვრის ვალდებულება

1. საქართველოს ფარგლებს გარეთ რეგისტრირებული დამუშავებისთვის პასუხისმგებელი პირის/დამუშავებაზე უფლებამოსილი პირის მიერ საქართველოში არსებული ტექნიკური საშუალებებით მონაცემთა დამუშავების შემთხვევაში დამუშავებისთვის პასუხისმგებელი პირი/დამუშავებაზე უფლებამოსილი პირი ვალდებულია, საქართველოში არსებული ტექნიკური საშუალებების გამოყენებით მონაცემთა დამუშავებამდე საქართველოში დანიშნოს ან განსაზღვროს სპეციალური წარმომადგენელი.

2. ამ მუხლის პირველი პუნქტით გათვალისწინებული ვალდებულება არ ვრცელდება:

ა) იმ დამუშავებისთვის პასუხისმგებელ პირზე/დამუშავებაზე უფლებამოსილ პირზე, რომელიც დაფუძნებულია ევროკავშირის წევრ სახელმწიფოებში და მასზე ვრცელდება ევროკავშირში მოქმედი პერსონალურ მონაცემთა დაცვის წესები;

ბ) იმ დამუშავებისთვის პასუხისმგებელ პირზე/დამუშავებაზე უფლებამოსილ პირზე, რომელიც დაფუძნებულია ევროკავშირის მიერ აღიარებულ მონაცემთა ადეკვატური დაცვის მქონე სახელმწიფოში.

მუხლი 4. სპეციალური წარმომადგენლის რეგისტრაციასთან დაკავშირებული წარმოების ენა

1. სპეციალური წარმომადგენლის რეგისტრაციასთან დაკავშირებული წარმოება ხორციელდება სახელმწიფო ენაზე. აღნიშნული წარმოების ფარგლებში სამსახურს ნებისმიერი ინფორმაცია/დოკუმენტაცია წარედგინება ქართულ ენაზე.

2. იმ შემთხვევაში, თუ განაცხადი ან სხვა დოკუმენტი შედგენილია არასახელმწიფო ენაზე, განმცხადებელი ვალდებულია სამსახურის მიერ დადგენილ ვადაში წარადგინოს განაცხადი ან/და დოკუმენტის სანოტარო წესით დამოწმებული თარგმანი.

მუხლი 5. განაცხადისა და თანდართული დოკუმენტაციის წარდგენა

1.  სპეციალური წარმომადგენლის სარეგისტრაციო განაცხადი და თანდართული დოკუმენტაცია სამსახურს წარედგინება მატერიალურად ან ელექტრონულად, სპეციალური წარმომადგენლის სარეგისტრაციო განაცხადის ფორმის შესაბამისად.

2. სპეციალური წარმომადგენლის სარეგისტრაციო განაცხადის ფორმაში დამუშავებისთვის პასუხისმგებელმა პირმა/დამუშავებაზე უფლებამოსილმა პირმა (შემდგომ – განმცხადებელი) უნდა მიუთითოს:

ა) განმცხადებლის სახელი, გვარი და პირადი ნომერი, ხოლო თუ იგი იურიდიული პირია –  სახელწოდება, საიდენტიფიკაციო ნომერი და სამართლებრივი ფორმა;

ბ) განმცხადებლის საკონტაქტო ინფორმაცია (ტელეფონის ნომერი, ელექტრონული ფოსტის მისამართი), ფაქტობრივი და იურიდიული მისამართი;

გ) განმცხადებლის სტატუსი – დამუშავებისთვის პასუხისმგებელი პირი/დამუშავებაზე უფლებამოსილი პირი;

დ) სპეციალური წარმომადგენლის სახელი, გვარი და პირადი ნომერი, ხოლო თუ იგი იურიდიული პირია – სახელწოდება, საიდენტიფიკაციო ნომერი და სამართლებრივი ფორმა;

ე) სპეციალური წარმომადგენლის საკონტაქტო ინფორმაცია (ტელეფონის ნომერი, ელექტრონული ფოსტის მისამართი), ფაქტობრივი და იურიდიული მისამართი;

ვ) ინფორმაცია დამუშავებისთვის პასუხისმგებელი პირის/დამუშავებაზე უფლებამოსილი პირის საქმიანობის სფეროს შესახებ;

ზ) ინფორმაცია მონაცემთა დამუშავებისთვის გამოყენებულ და საქართველოში არსებულ ტექნიკურ საშუალებაზე, მისი დასახელება და  ადგილმდებარეობა;

თ)  ინფორმაცია განმცხადებლის მიერ გამოყენებულ და საქართველოში არსებულ ტექნიკურ საშუალებაზე ადმინისტრირების/ზედამხედველობის განმახორციელებელი პირის/ორგანოს შესახებ (ასეთის არსებობის შემთხვევაში).

3. განმცხადებელმა განაცხადს უნდა დაურთოს:

ა) განმცხადებლის პირადობის დამადასტურებელი დოკუმენტი, თუ განმცხადებელი ფიზიკური პირია, ხოლო თუ განმცხადებელი იურიდიული პირია – შესაბამისი სახელმწიფოს ოფიციალური ორგანოს მიერ გაცემული რეგისტრაციის დამადასტურებელი, სათანადო წესით დამოწმებული განახლებული დოკუმენტი;

ბ) სათანადო წესით დამოწმებული წესდება ან სხვა ოფიციალური დოკუმენტი, რომლითაც დასტურდება საქართველოს ფარგლებს გარეთ რეგისტრირებული დამუშავებისთვის პასუხისმგებელი/დამუშავებაზე უფლებამოსილი პირის სახელით მოქმედი პირის უფლებამოსილება;

გ) სპეციალური წარმომადგენლის პირადობის დამადასტურებელი დოკუმენტი, თუ იგი ფიზიკური პირია; თუ სპეციალური წარმომადგენელი იურიდიული პირია – სახელმწიფოს ოფიციალური ორგანოს მიერ გაცემული რეგისტრაციის დამადასტურებელი, განახლებული დოკუმენტი; თუ იურიდიული სტატუსის არმქონე პირთა გაერთიანებაა – სადამფუძნებლო შეთანხმება ან/და უფლებამოსილების დამადასტურებელი დოკუმენტი;

დ) სპეციალური წარმომადგენლის დანიშვნის/განსაზღვრის შესახებ განმცხადებელსა და სპეციალურ წარმომადგენელს შორის დადებული წერილობითი შეთანხმება ან სხვა სახის წერილობითი დოკუმენტი;

ე) წარმომადგენლის პირადობისა და წარმომადგენლობის დამადასტურებელი, სათანადო წესით დამოწმებული დოკუმენტები, თუ განაცხადი წარმოდგენილია ამ წესის მე-6 მუხლით გათვალისწინებული პირის მიერ;

ვ) ჯარიმის გადახდის დამადასტურებელი ქვითარი, იმ შემთხვევაში, თუკი დამუშავებისთვის პასუხისმგებელი პირი/დამუშავებაზე უფლებამოსილი პირი დაჯარიმებულ იქნა „პერსონალურ მონაცემთა დაცვის შესახებ“ საქართველოს კანონის 83-ე მუხლის შესაბამისად.

მუხლი 6. წარმომადგენლობის უფლება

1. განმცხადებელი უფლებამოსილია განაცხადი წარმოადგინოს უშუალოდ ან წარმომადგენლის მეშვეობით.

2. განმცხადებლის მიერ განაცხადის წარმომადგენლის მეშვეობით წარმოდგენის შემთხვევაში:

ა) მის მიერ მინიჭებული წარმომადგენლობითი უფლებამოსილება (მინდობილობა) უნდა დასტურდებოდეს სანოტარო წესით, თუ განმცხადებელი ფიზიკური პირია;

ბ) თუ განმცხადებელი კერძო დაწესებულება ან ინდივიდუალური მეწარმეა, მის მიერ მინიჭებული წარმომადგენლობითი უფლებამოსილების დასტურად წარმოდგენილი უნდა იქნეს შესაბამისი სახელმწიფოს ოფიციალური ორგანოს მიერ გაცემული რეგისტრაციის დამადასტურებელ დოკუმენტში ასახული უფლებამოსილი პირის მიერ ხელმოწერილი რწმუნებულება (მინდობილობა) ან სანოტარო აქტი.

3. განაცხადის წარმომადგენლის მეშვეობით წარმოდგენის შემთხვევაში, სამსახური უფლებამოსილია განმცხადებლისთვის განკუთვნილი ყველა დოკუმენტი გაუგზავნოს და წარმოების ყველა საკითხზე მიმართოს წარმომადგენელს, თუ განაცხადით სხვა რამ არ არის მოთხოვნილი.

მუხლი 7. განაცხადისა და თანდართული დოკუმენტაციის შემოწმება

1.  სამსახური 10 სამუშაო დღის ვადაში ამოწმებს განაცხადს თანდართულ დოკუმენტაციასთან ერთად და იღებს გადაწყვეტილებას საქართველოს ფარგლებს გარეთ რეგისტრირებული დამუშავებისთვის პასუხისმგებელი/დამუშავებაზე უფლებამოსილი პირის სპეციალური წარმომადგენლის რეგისტრაციის, რეგისტრაციაზე უარის თქმის ან განაცხადზე ხარვეზის დადგენის შესახებ.

2. ამ მუხლის პირველი პუნქტით დადგენილი ვადის ათვლა იწყება განაცხადის სამსახურში რეგისტრაციის მომდევნო სამუშაო დღიდან.

3. ამ წესით დადგენილ მოთხოვნებთან განაცხადის შესაბამისობის შემოწმებისას ყურადღება ექცევა შემდეგ გარემოებებს:

ა) არის თუ არა განაცხადი ხელმოწერილი უფლებამოსილი პირის მიერ;

ბ) არის თუ არა განაცხადი და თანდართული დოკუმენტაცია წარმოდგენილი ამ წესის მე-4 მუხლის შესაბამისად;

გ) ერთვის თუ არა განაცხადს ამ წესის მე-5 მუხლის მე-2 და მე-3 პუნქტით გათვალისწინებული ინფორმაცია/დოკუმენტაცია.

4. იმ შემთხვევაში, თუ განაცხადი ან/და თანდართული დოკუმენტაცია არ აკმაყოფილებს ამ მუხლის მე-3 პუნქტით დადგენილ მოთხოვნებს, სამსახური განმცხადებელს უდგენს ხარვეზს და განუსაზღვრავს მისი გამოსწორების ვადას. აღნიშნული ვადის ათვლა დაიწყება სამსახურის წერილობითი მოთხოვნის განმცხადებლისთვის ჩაბარების მომდევნო სამუშაო დღიდან.

5. ხარვეზის გამოსწორებისთვის განსაზღვრული ვადა არ შეიძლება იყოს 5 სამუშაო დღეზე მეტი. სამსახური უფლებამოსილია, განმცხადებლის დასაბუთებული მოთხოვნით მხოლოდ ერთხელ, მაგრამ არაუმეტეს 5 სამუშაო დღით გააგრძელოს დოკუმენტის ან სხვა ინფორმაციის წარმოდგენის ვადა.

6. სამსახური უფლებამოსილია აღადგინოს ამ მუხლის მე-4 პუნქტით გათვალისწინებული ვადა, თუ განმცხადებელმა იგი გაუშვა დაუძლეველი ძალის, ავადმყოფობის ან სხვა საპატიო მიზეზით და თუ ვადის აღდგენა ზიანს არ აყენებს მესამე პირის უფლებას ან კანონიერ ინტერესს.

7. განმცხადებელი ამ მუხლის მე-5 პუნქტით განსაზღვრული ვადის აღდგენის შესახებ წერილობითი განცხადებით მიმართავს სამსახურს ამ მუხლის მე-6 პუნქტში აღნიშნულ გარემოებათა აღმოფხვრიდან არაუგვიანეს 5 სამუშაო დღისა. განცხადებას უნდა დაერთოს შესაბამისი დოკუმენტები, რომლებიც ადასტურებენ ვადის გაშვების საპატიო საფუძვლის არსებობას. სამსახური განცხადებას გაშვებული ვადის აღდგენის შესახებ განიხილავს მისი რეგისტრაციის მომდევნო სამუშაო დღიდან  3 სამუშაო დღის ვადაში.

8. ამ მუხლის პირველი პუნქტით განსაზღვრული ვადის დინება ჩერდება განმცხადებლისთვის ხარვეზის დადგენისთანავე და განახლდება შესაბამისი ინფორმაციის/დოკუმენტაციის წარდგენის მომდევნო სამუშაო დღიდან.

9. თუ ამ მუხლის მე-5 პუნქტით განსაზღვრულ ვადაში განმცხადებელი არ გამოასწორებს ხარვეზს, განაცხადი განუხილველად დარჩება, რის შესახებაც განმცხადებელს ხარვეზის დადგენასთან ერთად წერილობით განემარტება.

10. ამ მუხლის მე-5 პუნქტით განსაზღვრულ ვადაში ხარვეზის გამოუსწორებლობის მიზეზით განაცხადის განუხილველად დატოვების შესახებ განმცხადებელს ინფორმაცია დამატებით არ მიეწოდება.

11. თუ განმცხადებელი ხარვეზის გამოსწორების მიზნით სამსახურის მიერ განსაზღვრულ ვადაში წარმოადგენს არასრულ დოკუმენტაციას, განაცხადი დარჩება განუხილველად, რის შესახებაც განმცხადებელს წერილობით განემარტება.

მუხლი 8. სპეციალური წარმომადგენლის რეგისტრაციისთვის საჭირო დამატებითი ინფორმაციის გამოთხოვისა და შეფასების პროცედურა

1. სპეციალური წარმომადგენლის რეგისტრაციის მიზნებისთვის, ამ წესით გათვალისწინებული წარმოების პროცესში სამსახურის უფლებამოსილია განმცხადებლისგან ან/და შესაბამისი საჯარო თუ კერძო დაწესებულებისგან/ფიზიკური პირისგან გამოითხოვოს ამ წესის მე-5 მუხლის მე-3 პუნქტით განსაზღვრული დოკუმენტაციის გარდა, წარმოებისათვის მნიშვნელობის მქონე სხვა დამატებითი ინფორმაცია/დოკუმენტაცია.

2. სამსახური დამატებითი ინფორმაციის/დოკუმენტაციის წარმოდგენისთვის განმცხადებელს განუსაზღვრავს ვადას, რომლის ათვლა დაიწყება წერილობითი მოთხოვნის ჩაბარების მომდევნო სამუშაო დღიდან.

3. დამატებითი ინფორმაციის/დოკუმენტაციის წარმოდგენისთვის დაწესებული ვადა არ შეიძლება იყოს 10 სამუშაო დღეზე მეტი. სამსახური უფლებამოსილია, განმცხადებლის დასაბუთებული წერილობითი მოთხოვნით, მხოლოდ ერთხელ, მაგრამ არაუმეტეს 10 სამუშაო დღით გააგრძელოს ინფორმაციის/დოკუმენტაციის წარდგენის ვადა.

4. სამსახური უფლებამოსილია, განმცხადებლის დასაბუთებული მომართვის საფუძველზე, აღადგინოს ამ მუხლის მე-3 პუნქტით გათვალისწინებული ვადა, თუ განმცხადებელმა ვადა გაუშვა დაუძლეველი ძალის, ავადმყოფობის ან სხვა საპატიო მიზეზით და თუ ვადის აღდგენა ზიანს არ აყენებს მესამე პირის უფლებას ან კანონიერ ინტერესს.

5. განმცხადებელი გაშვებული ვადის აღდგენის შესახებ წერილობითი განცხადებით მომართავს სამსახურს ამ მუხლის მე-4 პუნქტში აღნიშნულ გარემოებათა აღმოფხვრიდან არაუგვიანეს 5 სამუშაო დღისა. განცხადებას უნდა დაერთოს შესაბამისი დოკუმენტები და მასალები, რომლებიც ადასტურებს ვადის გაშვების საპატიო საფუძვლის არსებობას. სამსახურის შესაბამისი სტრუქტურული ერთეული განცხადებას გაშვებული ვადის აღდგენის შესახებ განიხილავს 5 სამუშაო დღის ვადაში.

6. წესის მე-7 მუხლის პირველი პუნქტით განსაზღვრული ვადის დინება ჩერდება განმცხადებლისგან ან სხვა შესაბამისი პირისგან დამატებითი  ინფორმაციის/დოკუმენტაციის გამოთხოვის დროს და განახლდება შესაბამისი ინფორმაციის/დოკუმენტაციის წარდგენის მომდევნო სამუშაო დღიდან.

7. თუ განსაზღვრულ ვადაში განმცხადებელი არ წარმოადგენს დამატებით ინფორმაციას/დოკუმენტაციას, განაცხადი დარჩება განუხილველად დამატებითი ინფორმაციის/დოკუმენტაციის წარმოდგენისთვის სამსახურის მიერ დაწესებული ვადის დასრულებისთანავე, რის შესახებაც განმცხადებელს ინფორმაცია დამატებით არ მიეწოდება.

8. ამ მუხლის პირველი პუნქტის საფუძველზე გამოთხოვილი და სამსახურში წარმოდგენილი ინფორმაცია/დოკუმენტაცია თავისი შინაარსის გათვალისწინებით შეიძლება გახდეს სამსახურის მიერ სპეციალური წარმომადგენლის რეგისტრაციაზე უარის თქმის საფუძველი.

მუხლი 9. სამსახურის უფროსის მიერ გადაწყვეტილების მიღება

1. სპეციალური წარმომადგენლის რეგისტრაციის თაობაზე წარდგენილი განაცხადის სამსახურის მიერ შემოწმებისა და ამ წესით განსაზღვრულ მოთხოვნებთან შესაბამისობის დადგენის საფუძველზე სამსახურის უფროსი გამოსცემს ბრძანებას სპეციალური წარმომადგენლის რეგისტრაციის შესახებ, ხოლო ამ წესის მე-8 მუხლის მე-8 პუნქტით გათვალისწინებულ შემთხვევაში, მის რეგისტრაციაზე უარის თქმის შესახებ.

2. ამ მუხლის პირველი პუნქტით გათვალისწინებული ბრძანება უნდა მოიცავდეს:

ა) სათაურს, გამოცემის თარიღს, ადგილსა და სარეგისტრაციო ნომერს;

ბ) სამართლებრივ საფუძვლებს, რომელზე დაყრდნობითაც მიღებულ იქნა გადაწყვეტილება;

გ) მიღებული გადაწყვეტილების შინაარსს, სამართლებრივ დასაბუთებასა და საჭიროების შემთხვევაში, სხვა ინფორმაციას;

დ) ძალაში შესვლის წესს;

ე) ინფორმაციას სასამართლოში გასაჩივრების უფლების შესახებ, სასამართლოს დასახელებას, მისამართს და გასაჩივრების ვადას;

ვ) გამომცემი პირის თანამდებობას, ვინაობას და ხელმოწერას.

3. ამ წესის მე-8 მუხლის მე-8 პუნქტით გათვალისწინებული გადაწყვეტილების მიღების შემთხვევაში სამსახურის უფროსის ბრძანება უნდა შეიცავდეს სპეციალური წარმომადგენლის რეგისტრაციაზე უარის დასაბუთებას.

4. განმცხადებელს უფლება აქვს სამსახურის უფროსის ბრძანება სასამართლოში გაასაჩივროს  მისი ჩაბარებიდან 1 თვის ვადაში.

მუხლი 10. რეგისტრირებული სპეციალური წარმომადგენლის ცვლილება

1. რეგისტრირებული სპეციალური წარმომადგენლის ცვლილების შემთხვევაში, სპეციალური წარმომადგენლის საქმიანობის უწყვეტობის უზრუნველსაყოფად, დამუშავებისთვის პასუხისმგებელმა/დამუშავებაზე უფლებამოსილმა პირმა დაგეგმილი ცვლილების შესახებ წინასწარ ან/და დაუყოვნებლივ უნდა აცნობოს სამსახურს.

2. ამ მუხლის პირველი პუნქტით გათვალისწინებულ შემთხვევაში ახალი სპეციალური წარმომადგენლის რეგისტრაცია ხორციელდება ამ წესის  შესაბამისად.

მუხლი 11. სპეციალური წარმომადგენლის რეგისტრაციის შეწყვეტა

1. საქართველოს ფარგლებს გარეთ რეგისტრირებული დამუშავებისთვის პასუხისმგებელი/დამუშავებაზე უფლებამოსილი პირის სპეციალური წარმომადგენლის რეგისტრაციის შეწყვეტის საფუძვლებია:

ა) დამუშავებისთვის პასუხისმგებელი პირის/დამუშავებაზე უფლებამოსილი პირის განცხადება;

ბ) საქართველოს ფარგლებს გარეთ რეგისტრირებული დამუშავებისთვის პასუხისმგებელ/დამუშავებაზე უფლებამოსილ პირსა და მის სპეციალურ წარმომადგენლად რეგისტრირებულ პირს შორის არსებული იმ შეთანხმების შეწყვეტა/ბათილობა, რომელიც საფუძვლად დაედო სამსახურის მიერ პირის სპეციალურ წარმომადგენლად რეგისტრაციას;

გ) სპეციალურ წარმომადგენლად რეგისტრირებული ფიზიკური პირის გარდაცვალება, სასამართლოს მიერ მისი გარდაცვლილად გამოცხადება ან უგზო-უკვლოდ დაკარგულად აღიარება, აგრეთვე მისი მხარდაჭერის მიმღებად ცნობა, თუ მხარდაჭერის მიმღებად ცნობის შესახებ სასამართლოს გადაწყვეტილებით სხვა რამ არ არის განსაზღვრული;

დ) სპეციალურ წარმომადგენლად რეგისტრირებული იურიდიული პირის ლიკვიდაცია;

ე) სპეციალური წარმომადგენლის მიმართ სისხლის სამართლის საქმეზე აღკვეთის ღონისძიების სახით პატიმრობის შეფარდება ან სასამართლოს კანონიერ ძალაში შესული გამამტყუნებელი განაჩენის არსებობა, რომლითაც სასჯელის სახით შეფარდებულია თავისუფლების აღკვეთა;

ვ) დამუშავებისთვის პასუხისმგებელი/დამუშავებაზე უფლებამოსილი პირის მიერ საქართველოში არსებული ტექნიკური საშუალებების გამოყენებით მონაცემთა დამუშავების შეწყვეტა;

ზ) იურიდიული სტატუსის არმქონე პირთა გაერთიანების დაშლა.

2. განმცხადებელი ამ მუხლის პირველი პუნქტით გათვალისწინებული საფუძვლის წარმოშობის თაობაზე სამსახურის წერილობით ინფორმირებას ახდენს ამგვარი საფუძვლის წარმოშობისთანავე/შეტყობისთანავე  დაუყოვნებლივ, მაგრამ არაუგვიანეს 3 სამუშაო დღისა.

3. სპეციალური წარმომადგენლის რეგისტრაცია შეწყვეტილად ითვლება ამ მუხლის პირველი პუნქტით გათვალისწინებული საფუძვლის წარმოშობისთანავე.

მუხლი 12. გარდამავალი დებულებები

საქართველოს ფარგლებს გარეთ რეგისტრირებული დამუშავებისთვის პასუხისმგებელი/დამუშავებაზე უფლებამოსილი პირი, რომელსაც 2024 წლის პირველ მარტამდე ჰყავდა დანიშნული/განსაზღვრული სპეციალური წარმომადგენელი, ვალდებულია 2024 წლის პირველ აპრილამდე ამ წესის შესაბამისად წარუდგინოს სამსახურს შესაბამისი განაცხადი სპეციალური წარმომადგენლის რეგისტრაციის მიზნით.